Kurumsal seyahatlerde şirketler, çalışanlarının konaklama ve ulaşım ihtiyaçlarını daha uygun maliyetlerle karşılayabilmek için otel gruplarıyla özel fiyat anlaşmaları yapıyor. Ancak yapılan bu anlaşmaların her zaman çalışanların rezervasyonlarına yansımaması, sektörde “leakage” olarak adlandırılan önemli bir sorunu ortaya çıkarıyor.

Peki, leakage nedir?

Kurumsal seyahat terminolojisinde leakage, çalışanların şirketlerinin belirlediği kurumsal rezervasyon kanallarını kullanmak yerine farklı platformlardan, özellikle çevrim içi seyahat acentelerinden (OTA), rezervasyon yapması nedeniyle kurumsal seyahat harcamalarının şirketin kontrol ettiği sistemin dışına çıkması anlamına geliyor.

İlk bakışta sorun çalışanların şirket politikasına uymaması gibi görünse de, sektörün son dönemdeki gelişmeleri meselenin bundan daha karmaşık olduğunu gösteriyor.

Asıl problem fiyatın görünmemesi olabilir

Şirketler ve otel grupları, kurumsal müşterilere özel fiyatlar sunmak için uzun görüşmeler yürütüyor. Ancak çalışan rezervasyon yapmak istediğinde bu müzakere edilmiş özel fiyat sistemde görünmüyorsa, çalışan doğal olarak başka kanallarda daha uygun bir seçenek arayabiliyor.

Tam da bu noktada Accor’un kurumsal seyahat süreçlerine yönelik otomasyon çalışmaları dikkat çekiyor. Accor’un yaklaşımı, leakage probleminin yalnızca çalışan davranışlarından kaynaklanmadığını; rezervasyon sistemlerindeki fiyat görünürlüğünün de önemli bir etken olduğunu ortaya koyuyor.

Çalışan neden şirket sistemini tercih etmiyor?

Bir çalışanın şirketinin rezervasyon aracını bypass etmesinin birçok nedeni olabilir. Bunların başında daha düşük fiyat bulma, daha fazla otel seçeneğine ulaşma, sadakat programlarından yararlanma ve kullanıcının alışık olduğu rezervasyon platformunu tercih etmesi geliyor.

Ancak çalışan, şirketinin otelle yaptığı anlaşmalı fiyatı kendi kullandığı sistemde göremiyorsa, şirketin “kurumsal kanalı kullan” yönlendirmesi tek başına yeterli olmayabiliyor.

Oteller ve şirketler için maliyet yaratıyor

Leakage yalnızca bir rezervasyon tercihi değil, aynı zamanda kurumsal seyahat bütçelerinin yönetimi açısından önemli bir sorun.

Şirket, otel grubuyla özel bir fiyat üzerinde anlaşmış olsa bile çalışan rezervasyonu farklı bir platformdan yaptığında bu anlaşmanın sağladığı avantaj kaybedilebiliyor. Aynı zamanda şirketin seyahat harcamalarını izlemesi, raporlaması ve politika dışı rezervasyonları kontrol etmesi de zorlaşıyor.

Otel grupları açısından ise doğrudan kurumsal müşteri üzerinden gerçekleşmesi beklenen rezervasyonların OTA’lara kayması, dağıtım maliyetlerini ve müşteri ilişkisinin kontrolünü etkileyebiliyor.

Çözüm teknolojide aranıyor

Bu nedenle kurumsal seyahat sektöründe yeni teknolojilerin önemli bir rol üstlenmesi bekleniyor. Otomasyon ve daha gelişmiş rezervasyon sistemleri sayesinde çalışanlara doğru kurumsal fiyatın, doğru zamanda ve doğru kanalda gösterilmesi hedefleniyor.

Accor örneği de bu dönüşümün yalnızca otel rezervasyon süreçlerini hızlandırmakla sınırlı olmadığını gösteriyor. Amaç, şirketlerin müzakere ettiği fiyatları çalışanların karşısına gerçekten çıkarabilmek ve böylece rezervasyonların kurumsal ekosistemin dışına kaçmasını önlemek.

Sonuç olarak “leakage”, çalışanın şirket sistemini kullanmaması kadar, şirket sisteminin çalışana kullanması için yeterli nedeni sunamamasıyla da ilgili. Kurumsal seyahatin geleceğinde yalnızca daha sıkı seyahat politikalarının değil, daha şeffaf, kullanıcı dostu ve gerçek zamanlı çalışan rezervasyon teknolojilerinin belirleyici olması bekleniyor.