Radisson Hotel Group (RHG), sağlık sektöründe düzenlenen bilimsel toplantıların geleceğine ilişkin hazırladığı yeni raporla, sağlık toplantılarının geleneksel organizasyon anlayışından çıkarak stratejik planlama ve ölçülebilir sonuçlar odaklı yeni bir döneme girdiğini ortaya koydu.

Raporun temelini, İtalya’nın Floransa kentinde düzenlenen Radisson Hotel Group Knowledge Exchange: Healthcare Planning, Design and Strategy Summit oluşturdu. İki gün süren zirvede ilaç sektörü, sağlık iletişimi ajansları ve etkinlik üretim alanlarından 75 uzman bir araya gelerek sağlık toplantılarının geleceğini değerlendirdi. Klasik konferans formatından farklı olarak gerçekleştirilen etkinlikte, katılımcılar ortak çalışma oturumları ve uygulamalı atölyeler aracılığıyla sektöre yönelik somut çözüm önerileri geliştirdi.

Rapora göre sağlık toplantıları artık yalnızca organizasyonu yapılan etkinlikler olarak değil; bilimsel bilgi paylaşımını, karar alma süreçlerini ve sağlık hizmetlerinin gelişimini destekleyen stratejik iletişim platformları olarak görülüyor.

Radisson Hotel Group Satış Stratejisi Kıdemli Direktörü Muriel Poulenc, sağlık toplantılarının yalnızca kusursuz organizasyonlarla başarılı sayılamayacağını belirterek, “Daha iyi sonuçlar elde etmek için yapılandırılmış tasarım, entegre iş akışları ve toplantıların planlanması, yürütülmesi ile değerlendirilmesine yönelik stratejik bir yaklaşım gerekiyor.” değerlendirmesinde bulundu.

Toplantı planlamasında yeni dönem

Raporda, sağlık toplantılarının giderek daha profesyonel bir disipline dönüştüğü vurgulanıyor. Artan yasal düzenlemeler, paydaş beklentileri ve organizasyonel karmaşıklık nedeniyle sektörün ortak metodolojiler, standart süreçler ve performans ölçüm sistemlerine yöneldiği ifade ediliyor.

Katılımcılar, sağlık toplantılarının tek seferlik etkinlikler olarak değil; öğrenmeyi, iş birliğini ve karar alma süreçlerini destekleyen bütüncül sistemler olarak tasarlanması gerektiği konusunda görüş birliğine vardı.

Toplantı planlayıcılarının rolü değişiyor

Rapora göre sağlık toplantılarında görev alan planlayıcıların rolü de dönüşüyor. Geleneksel organizasyon ve koordinasyon görevlerinin ötesine geçen toplantı planlayıcılarının artık karar süreçlerini yönlendiren stratejik aktörler hâline geldiği belirtiliyor.

Çalıştaylarda, organizasyonlarda yaşanan gecikmeler ve verimsizliklerin büyük bölümünün uygulama hatalarından değil, parçalı karar alma süreçlerinden kaynaklandığı tespit edildi. Bu nedenle planlayıcıların karar mekanizmalarına daha erken aşamada dahil edilmesinin toplantı başarısını artıracağı ifade edildi.

“Yapay zekâ tek başına çözüm değil”

Raporda dikkat çeken başlıklardan biri de yapay zekâ oldu. Katılımcılar, yapay zekânın sektörde hızla yaygınlaşmasına rağmen tek başına sağlık toplantılarındaki sorunları çözmeye yetmeyeceği görüşünde birleşti.

Değerlendirmelere göre asıl ihtiyaç, yapay zekânın iyi tasarlanmış iş akışları, yönetişim modelleri ve karar verme süreçleriyle bütünleşmesi. Raporda birçok kurumda planlama süreçlerinin yüzde 40 ila 60’ının hâlâ katma değer üretmeyen operasyonel işlerden oluştuğuna dikkat çekiliyor.

Bu nedenle Radisson Hotel Group, sağlık toplantılarında daha verimli süreçler oluşturabilmek amacıyla Lean Six Sigma, Agile ve Sprint gibi yönetim metodolojilerinin kullanılmasını öneriyor.

Yeni performans ölçüm modeli

Raporda ayrıca Meeting Flow Efficiency Ratio (MFER) adı verilen yeni bir performans değerlendirme modeli tanıtıldı. Model, toplantı planlama sürecinde değer üreten faaliyetlerle zaman kaybettiren süreçler arasındaki dengeyi ölçmeyi amaçlıyor.

Çalışmaya göre iş akışlarının iyileştirilmesi ve ekipler arasındaki koordinasyonun artırılması, planlama verimliliğini önemli ölçüde yükseltebiliyor.

Raporda dikkat çeken bir diğer bulgu ise sektör sponsorluğunda düzenlenen bilimsel sempozyumlara katılan sağlık profesyonellerinin yüzde 66’sının klinik uygulamalarını veya reçeteleme davranışlarını değiştirdiği yönünde oldu. Bu sonuç, sağlık toplantılarının hasta bakımına kadar uzanan önemli etkiler oluşturduğunu ortaya koyuyor.

Geleceğin toplantıları stratejik tasarlanacak

Raporda, 2018-2026 dönemine ilişkin sektör verileri değerlendirilerek sağlık toplantılarındaki temel sorunun yapısal başarısızlık değil, değişime uyum sağlamakta yaşanan yavaşlık olduğu vurgulandı.

Radisson Hotel Group, gelecekte başarılı sağlık toplantılarının; güçlü metodolojiler, akıllı süreç yönetimi ve stratejik tasarım anlayışını bir araya getiren kurumlar tarafından gerçekleştirileceğini öngörüyor.

Grup, sektör paydaşlarıyla yürüttüğü bilgi paylaşımı ve metodoloji odaklı yaklaşımıyla sağlık toplantılarının daha etkili, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşmasına katkı sunmayı hedeflediğini belirtiyor.